Dis adieu👋🏻 à Trello.

Pourquoi je n’ai jamais totalement succombé à Trello et plus largement aux outils de gestion de tâches ?

Le concept de la “to-do list” est de ne pas surcharger son esprit avec un ensemble de tâches à réaliser au cours des prochains jours, semaines dans différents domaines de notre vie.
Il s’agit ici de lister des futures actions à accomplir au cours de notre existence professionnelle et personnelle sur papier ou dans un outil prévu à cet effet.
Le plus connu d’entre eux est Trello, et chaque OS à son équivalent comme Rappels sur Mac dont je me sers quelque fois, notamment pour y noter ma liste de courses.

Je me suis penché sur le sujet entre 2010 et 2015, période durant laquelle j’étais entrepreneur et je cherchais déjà à optimiser ma productivité. J’ai donc lu le best-seller incontournable sur le sujet : le livre de David Allen, Getting Things Done.

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J’y ai retenu quelques notions (et sans doute sont-elles erronées) , mais c’est le souvenir que j’en ai :

• Le concept de la liste « Inbox » où tu viens y ranger tout ce que tu dois réaliser sans perdre du temps à classer cela dans les bonnes listes.

• Si une tâche prend moins de 2 minutes à exécuter, fais-le de suite ou alors délégues-la.

Bien évidemment le livre va bien au delà de ces deux concepts. Et je vous invite vraiment le lire.

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À cela, je me suis frotté à des outils spécifiques sur le sujet, vécu l’émergence des CRM notamment un précurseur dans le domaine : Daylite. Sans oublier Things, Omnifocus et dernièrement ClickUp (qui couvre le domaine de la gestion de projets en mode collaboratif)

Force est de reconnaitre que la gestion d’une to-do list a un véritable intérêt au sein d’un contexte professionnel collaboratif :

Un chef de projet qui recette par exemple un site internet en cours de développement et qui liste un ensemble d’actions à l’attention d’une équipe de développeurs.

Ok. Pas de souci. Mais ici j’aimerais apporter une vision plus élargie de ce concept de “to-do list” et de ses éventuels inconvénients.

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• Tout d’abord, faut bien l’admettre, une liste de tâches à tendance à ne jamais être finalisée. On n’en voit jamais totalement le bout et génère forcément des frustrations.

• Très souvent, la granularité de la tâche évoquée n’est pas pertinente. En effet, on liste une tâche qui pour permettre d’être accomplie avec succès manque bien souvent de jalons, de ressources et d’intervenants. Elle reste alors sans doute non achevée, ni même avec des prémices de résolutions

• On part aussi en croisade pour lister toutes les tâches possibles à accomplir ces prochains temps en y passant certainement trop de temps. Du genre, allez zou session de 3 heures pour lister tout ce que je dois faire.

• Sans compter qu’au fil de la journée, cette liste va s’allonger incommensurablement en fonction du travail en cours :

- « Ah ouais, sur ce projet, je dois faire cela et ça et encore ça »

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Alors haro à la todo list ? La réponse n’est pas si simple.

• Tout d’abord, il est nécessaire de répartir de la journée en blocs qui couvriront différents aspects de notre vie : Le travail, la famille, les relations sociales, le temps pour soi. Il est essentiel de comprendre que pour mener à bien par exemple un projet professionnel engageant, le temps consacré notre développement personnel est nécessaire.

• La capacité de concentration est aussi une compétence rare chez chacun d’entre nous qu’il nous convient d’entretenir car elle donne des résultats impressionnants.

• Il nous faut aussi être conscient de nos sollicitations internes et externes, de composer avec elles, et d’apprendre au fil des temps à les minimiser. Il s’agit ici de nos dialogues internes tournés vers la peur de l’échec, le manque de confiance en soi, la jalousie et autres joyeusetés de l’esprit humain mais aussi les interpellations de notre mobile avec ses notifications, le grignotage intempestif, les aléas de la la vie quotidienne avec les enfants et autres imprévus.

Et là seulement là, on peut à minima lister de manière décomplexée quelques tâches sans leur donner une légitimité absolue.
Car ce qui prime c’est cet équilibre planifié entre vie perso et pro dont on sait déjà qu’il y aura quelques moulinés de bras pour ne pas tomber.

En résumé :

• Quelle est ta vision d’ici à 3 ans et les objectifs associés ?

• Planifies ta semaine en bloc de temps répartis entre famille, travail, temps pour soi

• Coupes en fonction du bloc de temps en cours les sources de distraction

• Si tu sens que ça « dérape », souffles 10 minutes et analyses la situation

• Et en fonction du bloc de temps, tu es alors complètement dédié à sa cause :

« Je passe du temps avec mes enfants, et à ce titre je m’écarte des autres sources de sollicitations externes comme par exemple crawler à l’infini des vidéos TikTok.»

• Et enfin, donnes moins de crédit à Trello et consorts, ce n’est pas une liste de tâches qui doit dicter ta vie, mais ta vision.

J’approfondirai sur demande le sujet, si cela intéresse des personnes. N’hésites pas à réagir à nous contacter, et soyons prêts à revisiter notre manière de vivre 💫.

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À lire :

• Deep work de Cal Newport
• S’organiser pour réussir de David Allen
• Hooked: How to Build Habit-Forming Products de Nir Eyal

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